Der E-Mail Marketing Guide für Gastronomen

Um dein gastronomisches Unternehmen erfolgreicher und dein Restaurant-Angebot per Gastronomie E-Mail Marketing bekannter zu machen, ist es wichtig zu wissen, wie E-Mail Marketing funktioniert..
Für alle Gastronomen, die sich mit E-Mail Marketing auseinandersetzen und mehr darüber erfahren wollen, haben wir ein Leitfaden vorbereitet. Du kannst es hier durchlesen, oder am Ende als Druckbare Version als PDF-Dokument herunterladen. Diesen Leitfaden speziell auf die Bedürfnisse eines gastronomischen Betriebes schrieben, hat enorm viel Zeit und Recherchearbeit gekostet. Wir würden uns sehr freuen, wenn du diesen Beitrag oder den Link um kostenlosen Handbuch an Deine Kollegen weitergeben könntest.

Zu allererst musst du wissen, was E-Mail Marketing überhaupt bedeutet:

Definition

E-Mail-Marketing gehört zum Bereich des  Direktmarketings und arbeitet mit digitalen Nachrichten und ist somit Bestandteil des Online-Marketings und dient im Gastgewerbe dazu, die bestehenden Gästekontakte weiterhin auszubauen und zu festigen. Wie der Name schon verrät, funktioniert dies über das Versenden von Emails.

Der Einsatz von E-Mail-Marketing für einen effektiven Gästekontakt und einer zeitgemässen Kundenpflege ist heute Pflicht im gastronomischen Betrieb.
Mit diesem Marketing-Instrument stehen dir Gastronomen eine gewisse Auswahl an Tools zur Verfügung, mithilfe derer du den Gästekontakt intensiv pflegen kannst, wie zum Beispiel der Einsatz von sogenannten Aktions E-Mailings oder auch einem klassischen Newsletter. Bei den E-Mailings handelt es sich um den unregelmässigen Versand von Emails, welcher dann greift, wenn du zum Beispiel eine aktuelle Aktion oder ein Event promoten möchtest und du deine Gäste darauf aufmerksam machen willst.

Dann gibt es noch den Newsletter-Versand. Der Unterschied zu normalen E-Mailings ist hierbei, dass der Newsletter in regelmässigen Abständen an den Kundenstamm rausgeschickt wird. Dies kann einmal in der Woche oder auch monatlich geschehen. Es kommt darauf an, welche Art von Betrieb du führst und welche Informationen du mit deinen Gästen teilen möchtest. Mithilfe eines Newsletters gibst du deinen Gästen einen Überblick über die wichtigsten Geschehnisse (Wochenmenüs) oder auch bevorstehende Events, die von Relevanz für deine Gäste sind.

Ein normales Mailing oder der Newsletter enthält ausreichende Call-to-Action, was in diesem Rahmen beispielsweise Hyperlinks oder verlinkte Bilder sein können, die den Abonnenten auf die entsprechende Landing-Page des Unternehmens weiterleitet.

Buuuhhh! Jetzt wird es technisch. Kuz ein paar wichtige Begriffe verständlich formuliert:

  • Call-to-Action: Eine Aufforderung an deinen Gast etwas zu tun. Einen Gutschein herunter zu laden, eine Reservation für einen Event zu tätigen, ein Angebot genauer anzusehen usw.
  • Landing Page: Eine spezielle Seite auf Deiner Website bei der es NUR um dieses Angebot, Event oder diesen Gutschein geht.
  • Double Opt-In: Wenn ein Gast sich in deine Liste einträgt, muss er seine Emailadresse bestätigen, damit bist du rechtlich auf der sicheren Seite, dass er dir die zustummung gibt, ihm E-Mails zu senden.

Rechtliches

Möchtest du die Möglichkeiten des E-Mail-Marketings nutzen, gibt es eine Menge Richtlinien, besser gesagt, Rechtliche Grundlagen und Vorschriften die es zu beachten gibt. Um nicht mit Geldstrafen abgemahnt zu werden, solltest Du folgendes Beachten: Du darfst eine E-Mail wirklich nur an Gäste schicken, wenn diese ihre ausdrückliche Genehmigung hierfür gegeben haben. Dazu nutzt du am Besten das Double Opt-In Verfahren. (Siehe oben)

  • IMPRESSUMSPFLICHT: Jede E-Mail muss dein Impressum haben. Betriebsname, Inhaber Namen, Emailadresse, Telefonnumer, Umsatzsteuer Nummer, evtl. Handelsregister Eintragsnummer.
  • ABMELDUNG: Ebenso muss du in JEDER Email deinem Gast die Möglichkeit geben, sich mit einem Klick aus deiner Datenbank auszutragen. Nach einem Austrag ist es dir verboten diesem Gast weitere E-Mails zu senden.
  • Personen ohne deren Zustimmung NICHT hinzufügen
    Du sollst nicht Menschen, in deine Mailing-Liste aufnehmen, die nicht zugestimmt haben. Wenn du eine Visitenkarte von einem Gast erhalten hast, bedeutet es nicht, dass er seine Zustimmung gegeben hat. Dies ist eine sensible und sogar illegale Handlungen. Sende Werbe-Mails nur denjenigen, die sich freiwillig bereit erklärt haben, diese zu empfangen.
    Wichtig zu erwähnen ist, dass du die E-Mail-Adresse, die dir anvertraut wurde, nicht missbrauchen darfst (an Dritte weiterleiten und ähnliches).
    Die E-Mail Adressen deiner Gäste darfst du nur zur direkten Vermarktung von eigenen Produkten oder Dienstleistungen verwenden.

Darüber hinaus sollte auch darauf geachtet werden, dass der Aufbau und die Gestaltung professionell und klar strukturiert werden. Wobei gerade hier scheiden sich in der heutigen Zeit die Geister. Hoch professionelle Internet Marketer verzichten bewusst auf diese Möglichkeiten sondern versuchen ihre Newsletter und Mailings so einfach wie möglich zu halten. Da aktuell mehr als 75% aller E-Mails mit einem Smartphone abgerufen werden, muss das Layout entsprechend angepasst sein.

Wie baue ich eine Gästedatenbank auf?

Du wirst zeifelsfrei die E-Mail Adressen deiner Kunden brauchen, wenn du deinen Umsatz mit E-mail Marketing im Restaruant steigern möchtest.
An eine E-mail Adresse eines Gastes zu kommen, der zum ersten Mal dein Restaurant besucht, ist nicht ganz einfach, aber machbar.
Es ist wichtig, jede Gelegenheit zu nutzen, um Informationen über deine Gäste zu sammeln und die E-mail Adressen, die du schon früher gesammelt hast, sind ein ausgezeichnetes Werkzeug für Dein Online-Marketing.

Eine grosse Hilfe zum Sammeln von E-Mailadressen ist deine Restaurant Website. Falls Du noch keine hast oder eine die nicht optimiert ist für mobile Endgeräte und nicht ins Jahr 2017 passt? Hier bekommst du eine. >>

Was benötigst Du auf Deiner Website dafür?

Stelle sicher, dass deine Website ein sichtbares Formualr hat, in der die Besucher die Möglichkeit haben ihre E-Mail-Adresse einzugeben. Auf diese Weise stimmen all diejenigen die ihre E-mail Adresse eingegeben haben zu, Newsletter zu bekommen. Absichern solltest Du dass aber mit Double Opt-In wie oben beschrieben. Nur ein Eingabefeld auf deiner Webseite reicht natürlich nicht, beim sammeln der E-Mail-Adressen. Die meisten deiner Website Besucher suchen gewisse Vorteile, beim hinterlassen ihrer Kontaktdaten. Wenn du wirklich sehen willst, wie sich die Datenbank  füllt, dann solltest du ihnen einen Schub geben. Mache kleine Geschenke. Ein Gutschein für Gratis Kaffee oder Bier, kostenlose Vorspeise, 20% Rabatt auf das nächste Essen. Die Möglichkeiten hier sind unbeschränkt.

Newsletter Marketing dient dazu, deine Gäste über Neuigkeiten im Restaurant, Bar oder auch Hotel zu informieren.
Wenn deine Restaurant-Website so ein Feld bereits hat, in dem Gäste ihre Email Adresse eingeben können, dann musst du wissen, dass dieses Feld auch sichtbar auf deiner Webseite ist. Es sollte auf der Startseite gut sichtbar sein. Der Vorteil, also das Geschenk für einen Eintrag muss ebenso klar beschrieben sein. Das Aussehen sollte sich vom rest deiner Website abheben, damit der User es gleich sieht. Hinterlasse auf jeder Seite den Hinweis zu deinem Geschenk für dein Eintrag im Newsletter.

Es gibt aber noch andere Wege E-Mail Adressen zu bekommen.

Ich mal für dich herum gefragt und hier ein paar Ideen anderer Gastronomen, teils sogar aus den USA oder Japan, zusammengestellt.

Gästemfrage: Mit der Rechnung bekommt der Gast eine Karte mit einer Umfrage. Diese Karten verfügen über Fragen wie: Was hat Ihnen am besten gefallen in unserem Restaurant? Was gefällt ihnen nicht und was würden Sie ändern? Zu den E-Mail Adressen kommst du, in dem die Gäste persönliche Kontaktdaten hinterlassen, auch hier geht das einfacher, wenn Du dem Gast etwas dafür bietest. Zum Beispiel: Du verlost jeden Monat/Woche ein gratis Essen unter den Umfrage Teilnehmern. Wenn du das auch ausprobieren möchtest, dann vergiss nicht einen Stift am Tisch ligen zu lassen. Während der Kellner das Rückgeld bringt, hat der Gast Zeit genug um diese Karte auszufüllen. Oder du hast einen Hinweis au der Karte, dass er dies Zuhause auch online machen kann. Umfrage Software gibt es kostenlos im Internet und die Integation in die Website müsste von jedem erfahrenen Webmaster umzusetzen sein. Du kannst den Umfrage Trick auch nutzen, wenn Du einen Lieferservice hast. Natürlich muss auf jeder deiner Verpackungen deine URL (= Internetadresse: www.mein-restaurant.ch)  deiner Restaurant Webseite auf der Verpackung sichtbar sein und füge immer einen Flyer bei. Bitte deine Gäste deine Webseite zu besuchen und sich anzumelden, wenn sie bestimmte Rabatte auf Essen und Getränke erhalten wollen. Nutze auch Reservierungen! Online Reservierungen über deine Webseite, sind ebenso ein Garant Kontaktdaten zu erhalten.

Es gibt viele weitere Wege E-Mail Adressen zu sammeln, wichtig ist es nur die verschiedenen Wege auch zu nutzen. Der liebe Klaus aus Masujama in Japan nutzt zum Beispiel Werbung in einer Sprachschule für Japaner die Deutsch lernen wollen, um sein German House Café zu promoten. Mit Erfolg. Ein Gastronom aus den USA besitzt ein Fischrestaurant. Er lässt kleine Plastikfische vor Supermärkten und überall wo viele Menschen sind verteilen. Die Fische haben einen Hinweis, dass jeden Tag eine andere Fischfarbe gezogen wird für ein Gratis Essen. auf der Website kann man dann sehen, welcher Fisch gezogen wurde, natürlich erst nach der Registrierung für den Newsletter. Ein Kanadisches Restaurant geht noch andere Wege, es nutzt klassisch eine Zeitungsanzeige mit einem einfachen Inhalt: Ihr Kind isst bei uns kostenlos – Holen sie sich Ihren persönlichen Gutschein auf unserer Website. Bestimmt hat dich das jetzt ein wenig angeregt selber auf Ideen zu kommen. Ja, diese dürfen auch verrückt sein.

Gib deinen Gästen also einen wirklich guten Grund, wenn du willst, dass sie dir ihre E-Mail Adresse anvertrauen.

Zielgruppe Bestimmen

Bestimme sorgfältig deine Zielgruppe, um damit dein Restaurant, Pizzeria, Steakhaus oder deine Bar zu promoten. Der Erfolg deines Unternehmen und die Qualität der Dienstleistungen sind eng mit der Bewertung durch deine potenziellen Kunden verknüpft. Denke zuerst über deine aktuellen Gäste nach, wer sind sie? Woher kommen sie? Was arbeiten sie? Wie alt sind sie? Du wirst sehen, dass sie sich nicht viel unterscheiden voneinander. Wahrscheinlich haben die meisten von ihnen das gleiche Hobby, Beruf, Gehalt, Alter, Gewohnheiten und ähnliches.

Falls es erforderlich ist auf Grund deiner Recherchen, erstelle spezielle Angebote oder gar Newsletter für verschiedene Gruppen von Gästen. In jedem Restaurant ist eine bestimmte Gruppe von Menschen für den größten Teil des Umsatzes verantwortlich.

Bleibe immer in Kontakt mit deinen Gästen, baue eine Beziehung auf zu ihnen.

Bestimmst fragst du dich: “Wie kann ich mit den Gästen die mein Restaurant toll finden in Kontakt bleiben auch wenn sie nicht bei mir im einkehren?” Eine der einfachsten Möglichkeiten, um in Verbindung zu bleiben, ist per E-Mail. Mit einer erfolgreichen Kampagne, werden die Gäste dein Restaurant und dein angebot sicherlich nicht vergessen. Wertvoller Inhalt der Nachricht wird sie immer daran erinnern, warum sie es bei dir im Restaurant so super fanden und sie werden auch bestimmt den Wusch hegen, dein Restaurant wieder zu besuchen.

Erfahre mehr über deine Gäste

Erfahren mehr über das, was deine potentiellen Gäste lesen wollen in den gesendeten Newslettern und E-Mails! Stelle ihnen fragen wie z.B: Was sie am meisten in deinem Restaurant lieben oder was sie gerne ändern würden? Wappne dich mit Antworten und Informationen, und lerne die wirklichen Interessen deiner Gäste kennen. Passe deine Speisekarte, Promotionen und exklusive Events in Übereinstimmung mit diesen Informationen an. Mache so genannte Split Tests. Wenn die Mehrheit deiner Gäste auf den Link klickt, der einen 10% Rabatt auf Cocktails verspricht oder ein Gutschein für ein kostenloses Dessert, dann weisst du was deine Gäste am meisten anzieht und desto leichter wird es sein, ein passendes Angebot für sie zu zu erstellen. Du kannst zwei verschiedene E-Mails, der gleichen Gruppe von Personen senden. So wirst du besser feststellen, welcher der Inhalte effizienter ist.

Wie findest Du den passenden E-Mail – Newsletter Service?

Die Wahl eines guten E-Mail Dienstleisters, erleichtert dir die Arbeit und macht deine Bemühungen professioneller. Dein E-Mail Dienstleister, sollte zuverlässig und flexibel sein. Bevor du anfängst, E-Mails zu schreiben und zu senden, musst du dich auch mit den Funktionen deines Newsletter-Dienstes bekannt machen.

Es gibt viele von ihnen, und einige der besten findest Du hier:

MailChimp  – für Anfänger sehr gut geeignet, aber du musst schon recht gut Englisch können. Der Dienst ist sehr leicht zu handhaben und kann frei für Listen von bis zu 2000 E-Mail-Adressen verwendet werden. Wichtige Funktionen bekommst du aber nur in der bezahlten Version.

Klick-Tipp ist mein absoluter Favorit für deinen Newsletter. Es ist ein Deutsches Produkt, verfügt über alle nötigen, möglichen und unmöglichen Funktionen. Zudem bietet dir dieser anbieter wertvolle kostenlose Seminare bei denen du alle Funktionen einfach lernen kannst. Darüber hinaus kannst du bei Klick Tipp ein richtiger E-Mail-Marketing Profi werden.

WBS – Worldsoft Business Suite Dieser Anbieter bietet mehr als nur einen E-Mail Versandt. Hier bekommst du ein komplettes CRM, also ein Customer Relationship Managment, ein System für die komplette Kundenverwaltung. Worldsoft ist ein Schweizer Unternehmen mit Sitz in Pfäffikon, zudem bietet das Unternehmen auch ein erstklassiges Webdesign Modul welches sich einfach und nahtloos mit dem CRM verbindet. Dies ist eine Online-Marketing Gesammtlösung.

Weniger ist mehr!

Was ist dir lieber? 200g butterzartes Rindsfilet Steak oder 450g zähes, zu kurz gelagertes Rinderfilet-Steak? Soist es auch mit dem Versenden von Newslettern.

Langweile Deine Gäste nicht mit sinnlosen Newslettern. Es ist besser, bloss einen interessanten Newsletter mit hochwertigem Inhalt einmal in zwei Wochen zu versenden, als einen langweilingen Newsletter jede Woche. In der heutigen Zeit vom Spammern solltest du unbedingt darauf achten, dass deine Gäste nie das Gefühl bekommen, du würdest sie spammen.

Achte besonders auf sehr hochwertige Inhalte die deinem Leser auch einen Nutzen bringen. Klar, das kostet viel Zeit und Mühe, aber es zahlt sich aus. Wenn du dir nicht sicher bist was deine Kunden wirklich lesen wollen, was sie in Bezug auf dein Betrieb interessiert, dann frage sie doch einfach in einem Newsletter danach. Fragen kannst du sie immer, dies fördert die Kundenbindung sehr stark und gibt deinen Gästen das Gefühl dir wirklich wichtig zu sein. Frag gezielt:

  • Wollen sie mehr über Rabattaktionen wissen?
  • Wollen sie benachrichtigt werden, wenn die Wild- oder Spragelsaison beginnt?
  • Möchten sie, dass du mehr Wettbewerbe machst?
  • Was auch immer dir in den Sinn kommt, frage einfach. Deine Gäste werden dir die besten Antworten auf diese und andere Fragen geben.

Das Geheimnis der “Betreffszeile”

Der Betreff jeder deiner Emails – Newsletter sollte kurz sein und zum Öffnen der Email anregen! Vergiss nicht, dass eine große Zahl von Menschen ihre E-Mail Nachrichten auf dem Smartphone lesen, diese zeigen aber lediglich bis ca 60 Zeichen an.

  • “Unser Küchenchef köcht Ihr Lieblingsgericht.”
  • “Sie sind zu unserer VIP-Party eingeladen.”
  • “Am Montag beginnt die Spargelsaison”
  • “Sind Sie schon wild auf Wild?”
  • “Exklusiv für unsere Newsletter Leser!

Solche Betreffszeilen zeigen schon um was es geht und den Nutzen. Betreff der E-Mail ist der Schlüssel und sollte Anreize bieten die Email auch zu lesen. Im Online Marketing ghet es hauptsächlich um eines: “What’s in for me?” Was habe ich davon?
Ebenso wichtig, aber meistens mit wenig beachtung ist der Absender der E-Mail. Was öffnest du lieber, eine E-Mail eines Freundes oder Bekannten, oder die “noreply” E-Mail eines Unternehmens? Es ist wirklich so, 28% der Menschen öffnene eine Nachricht schneller, wenn sie sehen, dass eine ihnen bekannte Person dahinter steckt, als einfach von einem Restaurant. Nutz also lieber Küchenchef-Franz@traumrestaurant.ch oder vorname.name@superkneipe.ch für deine Newletter oder E-Mails.

Wo sind die frischen Kräuter, das Salz und der Pfeffer in deinen Newsletter?

Nutze Bilder. Bilder bleiben besser hängen. Für die Einladung zu einem Event, kannst du Bilder nutzen des letzten Events. Du solltest auch Bilder von neuen Gerichten die Du promoten willst mitsenden. Bilder auf dem dein freundliches Personal zu sehen ist.

Ein richtiger E-Mail Opener sind kurze Videos, damit kannst du mehr Emotionen wecken. E-Mails mit Video-Inhalten haben heute viel bessere Chancen geöffnet zu werden. Verpacke Deine Botschaft in ein Video. Wie das geht kannst Du hier erfahren >> Ein interessanter Report über Videomarketing für Unternehmen mit 77 Tipps vom Video-Marketing Profi Jürgen Saladin

Deine Aktionen, Rabatte usw. gehören auch in deine Emails. Zahlen sind relvant für deine Gäste damit sie gleich wissen, was für sie drin ist. 10.- Gutschein, 20% Rabatt etc. Vergiss nie, dass es Leser gibt die eben ungerne lesen. sie überfligen die E-Mail und bleiben bei den Zahlen die auf sie positiv wirken hängen.

Noch ein Geheimtipp: Online E-Mail Marketing in den Feiertagen

Marketing Experten wissen, dass Gastronomie E-Mail Marketing besonders vor und während Feiertagen hoch effektiv ist und dir zusätzliche Umsätze garantiert. Da bin ich mit den Experten einig. Nur musst du das richtig kommunizieren. Starte wirklich Ende Oktober mit den ersten Emails an die Datenbank Einträge die eine Firma haben. Eventuell gelingt es dir mehrere davon zu überzeugen, ihr Weihnachtsessen bei dir zu buchen. Für alle geeignet sind natürlich deine Infos für ein echt leckeres Weihnachtsessen, oder die Sylvester Party mit gratis Cocktail oder gratis Neujahrs-Sekt exklusiv für Neswletter Leser.  Andere lieben Coupons und Rabatte, Geschenke und Überraschungen, vor allem in der Ferienzeit!

Während den Ferien sollten deine Nachrichten kurz und emotional mit Bildern sein. Die Meisten, heute fast 75% lesen während der Ferienzeit E-Mails auf dem Smartphone. Denke darüber nach oder verwende einen Emaildienstleister der deine Emails automatisch für Handys optimiert.
Im Februar kommt der Valentinstag! Welches erotische Menü für Paare willst du anbieten? Vergiss nicht deine Gäste darüber zu informieren. Hier eignet sich ein sogenannter Event Newsletter der deine Gäste 2 Wochen, 5 Tage und 1 Tag vor dem Event an dein Angebot erinnert. Wie wäre es da mit einem Frühbucher-Rabatt? Du kannst solche Event-Letter auch für alle anderen Events nutzen. Fast alle E-Mail-Dienst Anbieter haben diese Funktion. Du schreibst die 3 E-Mails und sagst wann sie gesendet werden sollen. Der Rest übernimmt das Email-System.

Nicht zu unterschätzen: Online Glückwünsche und Danksagung

Danke deinen Gästen für das langjährige Vertrauen, gratuliere ihnen zum Geburtstag und wünschen ihnen frohe Ostern, besinnliche Weihnachten und einen guten Rutsch. In diesen Emails solltest du auf Angebote verzichten und dich wirklich nur der Dankbarkeit hingeben.
Du zeigst damit deinen Gästen, dass du sie wahrnimmst, sie schätzt und sie dir wichtig sind. Eine Geburtstags E-Mail darf natürlich ein Geschenk enthalten. (Aber ehrlich – bei Geburtstagen ist es viel wirksamer eine echte Karte per Post zu senden, handgeschrieben. Das ist persönliche Gast-Pflege) Und vergiss nie: Baue eine Beziehung zu deinen Gästen auf, eine Beziehung die auf Vertrauen baut.

Also leg jetzt los! Und vergiss nicht, mir über deine Erfolge zu berichten oder mich bei Schwierigkeiten zu fragen.

Über G. Edgar Sieber 121 Artikel
Gerold E. Sieber (Geb. 1965) arbeitet als freier Autor, Blogger und Internet Marketing Experte für das Gastgewerbe. Er ist seit 34 Jahren im Gastgewerbe tätig als Küchenchef, Food Business Analyst, Commercial Manager, Projektleiter und selbständiger Gastwirt und befasst sich seit 2006 mit Online Marketing, Web Design, E-Mail-Marketing und Social Media spezialisiert auf Gastronomische Betriebe.

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