Messerscharf kalkuliert…?

Bevor ich beginne den “Messerscharf kalkuliert” Artikel zu schreiben, erzähle ich dir eine neue Geschichte aus meinem Gastgewerbe Leben.

Bestimmt geht heute wieder so richtig die Post ab hier. Als ich mit meinem Opel Calibra auf den Parkplatz fahre sehe ich bereits Alessio mit Kaffeetasse in der Hand und Zigarette im Mundwinkel am Lieferanteneingang stehen. Ich begrüsse unseren Sizilianischen Hilfskoch mit einem Handschlag. “Sali Alessio und was meinst du, was passiert heute?” Morge’ Cheffe, uhh viel heute, ich glaube!” Christi Himmelfahrt – wundervolles Wetter – Donnerstag. Das sind magische Vorzeichen für diesen Tag. “Ja Alex, ich glaube du hast recht. Heute sollten wir Mise en Place bis an die Decke der Kühlzelle haben. Benito, der ältere Bruder von Alessio kommt um die Hausecke. “Morge’ Geru! Metzger kommt gleich! 4000 Bratwurst heute, der spinnt doch!” Sagt es, tippt sich dabei mit dem Zeigefinger an die Schläfe und verschwindet hinter der nächsten Hausecke.

Die Vorbereitungen draussen auf der Terrasse, auf dem Parkplatz haben bereits vor Stunden begonnen. Zwei Gas Grill stehen bereits und der Wurstwagen, steht auch schon an seinem Donnerstag-Platz, ganz oben, am anderen Ende des Parkplatzes. Wir plaudern noch ein paar Minuten, gehen uns umziehen und treffen uns mit Tobi, dem Lehrling und Roger unserem riesigen Koch unten in der Küche. “Roger, holst du schnell vier Kaffee, bitte?” Mit einem nicken trottet er davon. Wenige Minuten später kommt er mit einem Espresso, zwei Schalen (so nennt man den Milchkaffe hier) und einer Tasse schwarzem Kaffee zurück. “Wer macht was heute?” frage ich in die Runde. “Sri und Micha kommen noch zur Spätschicht, Rosa wird gegen elf Uhr in die Küche kommen.” Nein, heute durfte keiner seinen freien Tag nehmen und auch Urlaub war in der Woche  von Christi Himmelfahrt schlicht verboten. Alles nur wegen diesem einen Donnerstag, diesem Feiertag mit Goldgräber Charakter.

“Haben wir Reservationen?” fragte Roger. Alessio lachte! “Erste Auffahrt, Röschu?” Röschu, ist der Spitzname von Roger, weil wir den Namen in der Schweiz Französisch aussprechen, also Roschee und nicht English wie Rotscher. Aber es stimmt natürlich, Roger ist erst ein paar Monate bei uns. Wer im Herbst anfängt, der kennt die Donnerstage hier nur vom Hörensagen. Wir anderen wissen, wenn das Wetter stimmt, bricht hier Heute die Hölle los. Und… das Wetter stimmt nicht nur, es ist sogar perfekt.

In wenigen Minuten einigen wir uns, wer sich womit beschäftigt. So beginne ich, das Schweinsnierstück zu parieren und es in möglichst 60 Gramm schwere Scheiben zu schneiden. Dass ich dafür eine Waage benutze ist selbstverständlich. Messerscharf abgewogen, messerscharf kalkuliert. Roger, rüstet Unmengen von Salat. Über zwanzig Grad und Sonnenschein sind ein glasklares Anzeichen für einen Salat-Tag. Alessio schneidet Zwiebeln in kleine Würfel, frische,  duftende Champignons in dünne Scheiben, Tomaten in Achtel, Zitronen in Schnitze und zupft Petersilie zurecht und schneidet Schnittlauch.

Der Parkplatz ist schon fast voll. Nein nicht mit Autos sondern mit Motorräder… Du bist heute im Restaurant zur Eisenbahn in Trimbach bei Olten dem Motorradfahrer Mekka der Schweiz.

Jeden Donnerstag treffen sich hier die Biker, nicht nur ein paar, nein wie du auf dem Foto siehst, es sind mehrere hundert, an Tagen wie diesen (ich weiss, gerade geistert der Song der Toten Hosen durch die Musikregion in deinem Gehirn) sind es weit über tausend begeisterte Motorrad Fans.

Zum Kalkulieren des Verkaufspreises von einzelnen Gerichten, bevorzuge ich heute einen prozentualen Bruttogewinn anstelle eines Faktors. Ein betrieblicher Faktor 3.5 bedeutet, dass ein Gericht zu einem 3.5 mal höheren Preis verkauft wird, als der Wareneinsatz für dieses Gericht ist. Ein Faktor 3.5 entspricht eine Bruttogewinn von 71.43% Grundsätzlich ist dies ja gehupft wie gesprungen, nur lassen sich prozentuale Werte viel einfacher und vor allem viel genauer in Geldbeträge umrechnen als ein Faktor. (Zumindest für mich, als schneller im-Kopf-Prozente-Ausrechner)

Hier eine kleines einfaches Beispiel:

Für einen Teller Spaghetti Bolognese hast du einen Wareneinsatz von Fr 3.50 du rechest jetzt mit deinem Faktor 3.5, somit musst du für dieses Gericht,  12.25 verlangen, hinzu kommt die MwSt von 8%, dies ergibt einen Verkaufspreis von Fr. 13.23. Dein Bruttogewinn an diesem Gericht sind als Fr. 8.75 dies entspricht 71.43% des Nettoverkaufspreises, also Verkaufspreis vor Mehrwertsteuer. Da du die Mehrwertsteuer in jedem Fall abführen musst, solltest Du diese in deinen Kalkulationen gleicheliminieren. Kalkuliere deine Preise ohne MwSt und addiere diese später dazu. Somit kommst du nicht in Verlegenheit mit Geld zu rechnen, was du eigentlich gar nicht besitzt.

Schauen wir nun dieses Faktorrechnen mal bei einem teureren Gericht an:

Heute gibt es Rehrücken mit Spätzle, Rotkohl und Rotweinbirne. dieses Gericht kommt kostet in vielen Restaurants so um die 32 Franken, einige sind billiger (28.50) andere teurer (39.50). Du hättest also für dieses Gericht Fr. 8.50 zur Verfügung um die Waren dazu einzukaufen. (Anhand Deines Faktors 3.5)

Was aber kostet dich dieses Rehschnitzel denn jetzt? Fleisch: 42.50/kg, du servierst 150g= 6.37, Spätzle  4.50/kg, du benötigst 250g=1.12 Rotkohl roh 3.29/kg du brauchst 150g=0.58 die Birne kostet auch Geld, 4.30/kg, deine halbe Birne wiegt etwa 70g=0.30 dazu kommt noch die Sauce, Gewürze, der Wein für die Birne, Butter in der du die Spätzle schwenkst und die ganzen Zutaten die du benötigst zum Rotkohl herstellen. Das kostet dich weitere 0.50

Somit kommst du auf einen Einkaufspreis von Fr. 8.78! Nach deinem Faktor musst du jetzt Fr. 33.00 verlangen. Eigentlich passt das jetzt alles gut, den einen Franken den du zu billig bist, kannst du jetzt gerade noch verkraften. Der Teller Spaghetti kostet ja nicht Fr. 13.23 sondern 15.90 somit hast Du alles gut kalkuliert und kommst super über die Runden. Wenn da nicht ein Hacken wäre…

Messerscharf kalkuliert oder nicht? Oder:Warum ist diese Rechnung falsch und warum verlierst du trotzdem Geld?

Wir haben mit den in der Schweiz üblichen Preisen gerechnet. Der Leser aus Deutschland bekommt womöglich einen kleinen Infarkt wenn er unsere Warenpreise in der Schweiz sieht, aber die Rechnung bleibt die gleiche, nur musst du als Deutscher Restaurant Inhaber mit 19% MwSt rechnen nicht nur mit 8% wie in der Schweiz.

So weit, so gut. zurück zur Frage, warum stimmt diese Rechnung nicht? Warum verlierst du Geld, obwohl du jetzt jedes Gericht super kalkuliert hast?

Ganz einfach – du hast einige Faktoren NICHT beachtet. Diese werden selbst von vielen Profi Gastro-Beratern schlicht und ergreifend vergessen. Es gibt in jeder Küche, jedem Restaurant “versteckte” Kosten die du nie kalkulierst, nicht verfolgst und du selten ein Kontrolle darüber hast. Jetzt kannst du das ändern.

Was mache ich denn falsch?

Ich möchte gerne, dass du selber herausfindest. Wo könnten Kosten sein, die du nicht, oder nicht korrekt einkalkulierst? Dazu machen wir jetzt eine kleine Übung. Nimm mal alle deine Einnahmen vom letzten Monat. Deine ganzen Umsätze welche du mit Speisen, nur mit Speisen erzielt hast. Ich hoffe doch, dass du als Unternehmer diese Zahl jetzt gleich zur Hand hast oder dass deine Kasse dir sagen kann was du für Umsätze mit Speisen machst. Bitte schreibe Dir diese Zahl oben auf ein Blatt Papier. Dass du etwas zum Schreiben benötigst, habe ich dir bereits zu Beginn dieses Blogartikels angedroht. 😉  Hast die Mehrwertsteuert abgezogen? Wir haben ja ebenfalls besprochen, ohne diese zu rechnen. Fertig? Gut.

Jetzt wird es spannend.

Nun musst du alle Rechnungen suchen, die du im gleichen Zeitraum bezahlt hast. aber auch hier, nur die Rechnungen für Lebensmittel die du zum Kochen benötigt hast. Keine Getränke, ausser dem Wein und den Spirituosen die du in der Küche brauchst. Geschafft? Super. Schreibe diese Zahl ebenfalls auf dein Blatt Papier, gleich unterhalb deiner Umsatzzahl. Nun ziehst du deine Warenkosten vom Umsatz ab. Was übrig bleibt ist dein Bruttogewinn.

Ok – ok -ok -Buchhalter raufen sich jetzt die Haare, F&B Manager schütteln den Kopf und BWL Studenten möchten mich am liebsten zu Schnitzel verarbeiten. Diese Rechnung ist viel zu einfach.

Ich bin mir dessen schon bewusst. Um den Bruttogewinn genauer zu ermitteln, müsstest du noch eine Eröffnungs- und eine Endinventur machen. Der Warenbestand am 1. des Monats und am Ende des Monats. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass der Warenbestand am Anfang des Monats und am Anfang des nächsten Monats annähernd gleich sind. Wenn Du die Werte für deinen Lagerbestand zur Hand hast, kannst du die Differenz von Eröffnungsinventur und Endinventur gegenüberstellen und die Differenz zu deinen Warenkosten addieren, wenn der Wert negativ ist, oder subtrahieren, (abziehen) wenn der Wert positiv ist.

Kompliziert? Dann kann ich dich beruhigen. Im Ebook “10 Dinge di Du wissen musst, bevor du ein Restaurant eröffnest” erkläre ich dir genau wie das geht. Zudem bekommst du eine einfache Excel Anwendung, mit welcher du deine Kosten genauer Analysieren kannst.

Bestimmt weisst du, das es noch andere Kosten gibt, die dich wirklich auffressen können. Einige sind stark von deiner Speisekarte abhängig. (Hast du den Agenten-Thriller ,”Geht es auch ohne Speisekarte?“, schon gelesen?) Andere Kosten sind abhängig von deinen Küchenmitarbeitern.

Wo willst du beginnen, deine Kosten zu senken?

War mir klar, dass du bei deinen Küchenmitarbeitern beginnen willst.

Entlasse alle Köche und du sparst die kompletten Personalkosten!

Das ist natürlich ein Scherz. Wollen wir ein Beispiel machen, wie dein Koch dein Geld, ohne es zu merken, zum Fenster rauswerfen kann?

Dann stehen wir heute etwas früher auf und begleiten den Koch, nennen wir ihn Paul, zur Arbeit. Mit Kamera, Taschenrechner und Notizblock bewaffnet warten wir bereits in der Küche, wenn Paul, noch etwas schläfrig, seinen Arbeitsplatz betritt. Es klingelt. Paul geht zur Küchentür und begrüsst freundlich den Gemüsehändler, Joseph. “Hoi Sepp – alles klar?” Sepp hat bereits die vier grünen Klappboxen aus seinem Kühlwagen geholt. “Ja, dank, alles bestens, etwas viel Verkehr heute, wie immer am Montag!” Paul nimmt die Ware entgegen, unterschreibt den Lieferschein.

Surrrr – zooom- Klappe die Erste! Deine Kamera läuft zum ersten Mal. Du notierst dir, was du gesehen hast und dir nicht gefällt.

Paul räumt Gemüse, Kräuter, Obst und den Salat in die Kühlzelle. Sofort rennt er erneut an die Tür. Dort steht Thomas, der Fahrer der Bäckerei. “Na Tomi? Was bringst du denn schönes heute?” Neugierig hebt Paul eine Kiste nach der anderen vom Stapel, atmet tief durch die Nase ein. “Es gibt kaum einen besseren Geruch als frische Brötchen am Morgen! Stimmt’s Tomi?” “Ich riech das schon gar nicht mehr” antwortet der Fahrer. “Bitte unterschreib mir noch den Lieferschein” Wortlos unterschriebt Paul unten rechts neben dem Satz:

Ware kontrolliert und erhalten: Datum:__________ Unterschrift:______________

Surrrr – zooom- Klappe die Zweite! Deine Kamera läuft erneut. Du notierst dir, was du gesehen hast und dir nicht gefällt.

Paul fährt den Kistenstapel mit den frischen, herrlich duftenden Backwaren hinter den Tresen im Gastraum. Drückt kur den Knopf an der Kaffeemaschine und stellt eine grosse rosarote Tasse mit der Aufschrift – Paulchen The Real Pink Panther – Genüsslich schlürft er an seinem Heissgetränk, und trottet zurück in sein Küchenreich.

Nein… kein Surr und kritzel… Den Kaffee gönnen wir dem Paulchen – OK?

Paul beginnt in der Küche zu werkeln. Schneidet Tomaten in kleine Schnitze, Zitronen in Scheiben, zupft Petersilie,schneidet den Schnittlauch in feinste Röllchen. Wie jeden Tag, füllt er die Mise en Place Behälter randvoll mit seinen Vorbereitungen. Er holt den Feldsalat aus dem Kühlraum und beginnt diesen gründlich zu waschen und die vielen gelben Blättchen heraus zu zupfen. “Naja, der sah auch schon besser aus!” denkt Paul.

So geht das den ganzen Vormittag bis kurz vor dem Mittagsservice. Die ersten Gäste kommen und die ersten Bestellungen landen in der Küche. Zwei mal Schnitzel mit Pommes und einen Feldsalat mit Ei (Wir Schweizer nennen das Nüsslisalat) Die Eier für den Salat sind bereits geschält und in kleine Würfelchen geschnitten. somit muss er nur noch eine Handvoll über den fertigen Salat streuen. Paul hat eine grosse Hand, zumindest Heute an diesem Montag. Die Schnitzel werden vom ganzen Schweinsnierstück geschnitten. Zwei Stück zu 60g sollten es sein. Heute könnte es aber auch 70g oder gar 80g sein. Die Schnitzel werden gewürzt, in Mehl gewendet, durchs verquirlte Ei gezogen und paniert. Die panierten Teilchen wandern in die Pfanne mit heissem Öl, viel heissem Öl, oder vielleicht zu viel heissem Öl? aber es heisst ja, Schnitzel soll man schwimmend backen…

Surrrr – zoom, zoom, zoom – Klappe die Dritte – Zoom – Klappe die Vierte und Klappe die Fünfte – Deine Kamera läuft und läuft und läuft.  Du notierst dir, was du siehst und dir nicht gefällt. Ja heute notierst du wirklich viel.

Schon wieder surrt deine Kamera, Paul hat die Pommes zu lange in der Friteuse gelassen und musste diese in den Abfall schmeissen.

Analysieren wir die Takes und deine Notizen und schauen, was dir warum nicht gefallen hat. Eventuell hast du bei der einen oder anderen Kamerafahrt gar nicht mitbekommen, was da schief gelaufen sein könnte. Das ist aber nicht weiter schlimm, du liest ja die WebBeeren. Setzen wir uns also draussen an deinen Stammtisch, ich klappe meinen Laptop auf, stecke die Kamera an und schauen wir mal gemeinsam, was da passiert ist und vor allem. Was dich das kosten könnte.

Klappe die Erste:

Messerscharf kalkuliert? Vielleicht, nicht aber, wenn dein Koch Paul sich nicht die Mühe macht, die erhaltene Ware auf Frische, Qualität und Liefermenge zu kontrollieren. Grosse Unternehmen nutzen Wareneingangsstempel und messen zusätzlich noch die Anliefertemperatur von gekühlter und tiefgekühlter Ware. Hier geht es um Qualität, und Dein Geld wenn die Ware als OK unterschrieben wird aber letztendlich nicht deinen Qualitätsansprüchen dient. Wir werden bei einer weiteren Klappe sehen, wie sich Mängel in der Qualität sofort eins zu eins auf die Kalkulation deiner Gerichte auswirken und was dich das kosten kann. Tag für Tag. 

Klappe die Zweite:

 Erneut eine Lieferung von Ware, ohne auch nur einen Blick darauf zu werfen. Paul hat keine Ahnung, ob das was bestellt wurde, auch das ist was geliefert wurde. Auch hat Paul keine Ahnung, ob da Torten oder ähnliches dabei war, was in den Kühlraum gestellt werden muss. Du als Inhaber musst deine Mitarbeiter unterweisen. Stelle sicher, dass die Warenannahme so ausgeführt wird, wie du das wünscht. Auch geringe Qualitätsabweichungen oder Fehlmengen kosten über das Jahr Kalkulation und machen sie völlig ungenau.

Klappe die Dritte

Ich hoffe es dämmert dir langsam. Der liebe Paul bemerkt, dass der feine Feldsalat an diesem Tage eine grosse Zahl an gelben Blättern aufweist. Dies kostet dich jetzt mal doppelt Geld. Erstens ist Paul viel zu lange mit diesem Salat beschäftigt weil er die ganzen gelben Blättchen raussuchen muss. Dann kostet es dich wirklich viel Geld, weil alles Gelbe an diesem Salat in den Abfall wandert. Aus den zwei Kilo bestelltem und geliefertem Rohmaterial werden an diesem Tag gerade mal 1.6 Kilo verkaufsfertige Ware. Somit steigt der Einkaufspreis für den Feldsalat um satte  20% was den Kilopreis von 18.50 auf  22.20 erhöht. Der Salat wurde mit 80g kalkuliert , somit kostet dich die Portion heute satte  1.77 statt 1.48. Klar ,das sind nur Fr. 0.30 pro Portion, aber wenn du diese 30 Rappen mal die verkauften Portionen im Jahr rechnest, kommt ein stolzes Sümmchen zusammen. Das wirklich ärgerliche daran ist, dass dein Paulchen bei gründlicher Kontrolle der Ware bei der Anlieferung dies festgestellt hätte. Er hätte auf eine Ersatzlieferung mit Top-Qualität bestehen können oder einen besseren Preis für die minderwertige Ware aushandeln können. Bestimmt hast du für den Feldsalat mit Ei eine bestimmte Menge Ei berechnet. Diese Menge ist sehr schnell überschritten. Statt dem kalkulierten halben Ei wird plötzlich ein ganzes Ei oder aus einem ganzen Ei, 1.5 Eier.

Was haben wir noch entdeckt? Aha – ähmm ja genau. Zuviel Fleisch pro Portion. Ich glaube du kannst selber ausrechnen, was es kostet, wenn jede verkaufte Portion Schnitzel statt 120g Fleisch jetzt 140g bis 160g hat. Fleisch geht in einem gesunden Restaurant ganz klar immer über die Waage. Hier geht es ans Eingemachte. Fett zum Braten der Schnitzel. Hast du das überhaupt drin in deiner Kalkulation für deinen Schnitzel Teller? Einkaufen musst du es ja. Hast du das Fritieröl berechnet für die Pommes? Denkst du daran, die Gewürze für jedes Gericht mit zu kalkulieren? Was ist mit der Zitrone auf dem Schnitzel?

Denk jetzt einmal kurz darüber nach.. Wir haben gerade mal einen einzigen Gast berechnet der ein Schnitzel mit Pommes-frites und dazu einen Feldsalat mit Ei bestellt hat. Durch die Nachlässigkeit bei der Portionierung und der Warenannahme stiegen deine Kosten beim Salat um 25%, beim Schnitzel um 22%. Durch die fehlende Einkalkulierung von Bratfett, Fritieröl und den Gewürzen, hast du weitere nicht kalkulierte Kosten.

Steh jetzt auf! Geh sofort in deine Küche und beginne messerscharf zu kalkulieren. Welche Lebensmittel in deiner Küche benötigst du täglich aber sind in keiner Kalkulation vorhanden? Salz, Pfeffer, Kräuter, Butter, Öl usw. Stimmt die Menge der servierten Salatsauce mit deiner Kalkulation überein? Fliesst das Ketchup in die Kalkulation bei den Kindergerichten oder bloss auf den Teller?

Geh einmal bevor die Gäste kommen in deine Küche und wirf einen Blick in die Abfalleimer. Da liegt dein Geld was du eventuell nicht kalkuliert hast. Lerne deinen Zahlen kennen. Dein Wareneinsatz muss um die 30% liegen. Jedes Prozent darüber kostet dich dein Geld. Diese Zahl musst du immer und immer wieder kontrollieren. Differenzen analysieren und entsprechende Massnahmen ergreifen.

Viel Erfolg!

Einen unglaublich guten Beitrag zum Thema Kalkulation habe ich auf www.eavenstoller.ch gefunden. Den gesamten Blog dieses Vollblut Gastronomen kann ich nur weiter empfehlen!